OneDrive & SharePoint
Nicht jede Datei gehört an dieselbe Stelle. Manches ist rein persönlich und muss nur für dich griffbereit sein, anderes gehört dem ganzen Team und soll für alle Berechtigten zugänglich sein. Microsoft 365 bildet genau diese Unterscheidung ab: einen persönlichen Cloud-Speicher für das eine, eine gemeinsame, strukturierte Ablage für das andere. Beide ersetzen, was früher das Netzlaufwerk oder der lokale Ordner war – nur zugänglicher, sicherer und ohne dass jemand fragen muss, wer gerade Zugriff hat.
Von der eigenen Ablage zur gemeinsamen Struktur
Persönliche und geteilte Dateien folgen unterschiedlichen Logiken, und genau das macht am Anfang oft Mühe: Was lege ich für mich ab, was gehört ins Team? Sobald diese Grenze klar ist, wird der Rest einfach. Deine eigenen Dokumente synchronisieren sich automatisch auf all deinen Geräten, während geteilte Bereiche eine feste Struktur bekommen – mit eigenen Ordnern, eigenen Zuständigkeiten und eigenen Zugriffsrechten.
Zusammenarbeit ohne Kopien und alte Stände
Wer kennt sie nicht: fünf Versionen derselben Datei, verschickt per Mail, mit Dateinamen wie „final" oder „final2". Wenn stattdessen alle an einem gemeinsamen Original arbeiten, verschwindet dieses Problem von selbst. Änderungen sind sofort sichtbar, ältere Stände lassen sich bei Bedarf wiederherstellen, und niemand muss mehr fragen, welche Fassung gerade gilt.
Zugriff, wie es gerade passt
Ob am Schreibtisch, unterwegs oder offline im Zug – deine Dateien sind dort, wo du sie brauchst, und bleiben es auch, wenn du das Gerät wechselst. Freigaben regeln dabei, wer was sehen und bearbeiten darf, auch über die Grenzen des eigenen Unternehmens hinaus, wenn du mit externen Partner:innen zusammenarbeitest.
Struktur, die mitwächst
Was als einfache Dateiablage beginnt, kann zu weit mehr werden: eigene Bereiche für Teams oder Abteilungen, durchdachte Berechtigungskonzepte, sogar ganze Intranet-Seiten für Unternehmenswissen. Diese Möglichkeiten muss nicht jeder von Anfang an nutzen – aber es hilft zu wissen, dass sie da sind, wenn eure Anforderungen wachsen.
Was du bei uns lernst
Unsere Kurse zu OneDrive & SharePoint bringen dir bei,
- persönliche und geteilte Ablage sinnvoll voneinander zu trennen
- Dateien sicher zu teilen und Zugriffsrechte nachvollziehbar zu vergeben
- gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, ohne Kopien oder Versionschaos
- eine Ordnerstruktur aufzubauen, die auch bei wachsendem Team noch funktioniert
- OneDrive und SharePoint sinnvoll mit Teams, Outlook und Planner zu verzahnen
- typische Stolperfallen bei der Umstellung von Netzlaufwerken zu vermeiden
Von A bis Z
Die häufigste Frage im Arbeitsalltag mit Microsoft 365 ist keine technische, sondern eine ganz praktische: Wo soll das jetzt hin? Es gibt zwei Speicherorte, beide sehen ähnlich aus, und niemand erklärt, wofür sie jeweils gedacht sind. Also entscheidet jeder nach Gefühl, und die Ablage wächst in alle Richtungen.
In drei Stunden bekommst du die Regel dahinter. Danach weißt du, welche Datei in deinen persönlichen Bereich gehört und welche zu einem Team, wie beides mit deinem Rechner zusammenarbeitet und wie du Dateien teilst, ohne Kopien in Umlauf zu bringen.
Mit der Dateiablage geht es einem wie mit dem Autofahren: Solange alles läuft, denkt niemand darüber nach. Schwierig wird es erst, wenn ein Ordner nicht mehr abgleicht, ein Freigabelink beim Empfänger nicht funktioniert oder jemand versehentlich hundert Dateien löscht. Dann fehlt oft genau das Wissen, das im Alltag nie gebraucht wurde.
Ein ganzer Tag gibt dir Zeit, diese Situationen einmal selbst durchzuspielen, bevor sie ernst werden. Du übst die täglichen Handgriffe, bis sie sitzen, und lernst dazu die Wege kennen, mit denen du dir im Zweifelsfall selbst hilfst.
Ordner sind ein gutes Werkzeug, solange die Menge überschaubar bleibt. Wächst der Bestand, kippt das Prinzip: Jede Datei passt plötzlich in drei Ordner gleichzeitig, die Pfade werden länger, und wer etwas sucht, muss wissen, wie die Person gedacht hat, die es abgelegt hat.
Zwei Tage geben dir die Zeit, es anders anzugehen. Du lernst, wie sich Dateien über Eigenschaften statt über Verzeichnisse ordnen lassen, wie sich derselbe Bestand für unterschiedliche Zwecke darstellen lässt und was SharePoint über die reine Ablage hinaus noch für ein Team leisten kann.
Auf den Punkt
In vielen Unternehmen gibt es eine SharePoint-Website, die niemand betritt. Sie enthält Dateien, sonst nichts, und wer eine Information sucht, fragt lieber im Chat nach. Dabei ließe sich dieselbe Website in eine Anlaufstelle verwandeln, auf der Wichtiges sichtbar ist, statt in Ordnern zu warten.
An einem Tag lernst du, genau das zu tun. Du baust Seiten aus fertigen Bausteinen zusammen, veröffentlichst Nachrichten, richtest die Navigation ein und sorgst dafür, dass die Website auch in einem halben Jahr noch aktuell ist. Programmierkenntnisse brauchst du dafür nicht.
Lernen à la carte
Bei kaum einem Thema unterscheiden sich Unternehmen so stark wie bei der Dateiablage. Jede Struktur ist über Jahre gewachsen, jede hat ihre Eigenheiten, und jede bringt Fragen mit, die sich nur an konkreten Beispielen klären lassen. Ein allgemeiner Kurs kann darauf nur begrenzt eingehen.
In einem individuellen Workshop arbeiten wir deshalb mit eurer Ablage. Wir sehen uns an, wie ihr heute speichert und teilt, wo Zeit verloren geht und was sich mit vertretbarem Aufwand ändern lässt. Am Ende steht kein Übungsbeispiel, sondern ein Stück Arbeit, das ihr behaltet.
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