OneDrive & Sharepoint – Kompakt

Dass es in Microsoft 365 zwei Speicherorte gibt, wirkt zunächst wie eine unnötige Verdopplung. Tatsächlich steckt dahinter eine einfache Trennung: OneDrive ist dein persönlicher Bereich für alles, was dir gehört und woran du gerade arbeitest. SharePoint ist der gemeinsame Bereich, in dem die Dateien eines Teams liegen und dort auch dann bleiben, wenn jemand das Unternehmen verlässt. Diese eine Unterscheidung beantwortet die meisten Fragen, die sich später stellen. In diesen drei Stunden geht es darum, sie zu verstehen und im Alltag anzuwenden.

Der praktische Einstieg führt über die Synchronisierung, weil sich die Cloud erst dann vertraut anfühlt. Du verbindest OneDrive mit dem Explorer oder Finder, sodass deine Dateien wie gewohnt im Dateisystem auftauchen, und lernst die Symbole zu lesen, die anzeigen, ob etwas nur online liegt oder auch auf deinem Gerät verfügbar ist. Dasselbe machst du mit einer Bibliothek aus SharePoint. Damit ist geklärt, was viele beim Umstieg am meisten verunsichert: dass die Dateien nicht verschwunden sind, sondern nur an einem anderen Ort wohnen.

Danach geht es um die Zusammenarbeit. Statt eine Datei anzuhängen, erzeugst du einen Freigabelink und entscheidest dabei, wer nur lesen und wer bearbeiten darf. Ihr arbeitet gemeinsam an demselben Dokument, verfolgt die Änderungen und holt über den Versionsverlauf einen früheren Stand zurück, falls etwas schiefgeht. Zum Schluss klären wir den Zusammenhang, der für viele überraschend ist: Die Dateien in einem Microsoft-Teams-Kanal liegen in Wirklichkeit in SharePoint. Wer das weiß, versteht auf einmal, warum dieselbe Datei an mehreren Stellen auftaucht und trotzdem nur einmal existiert.