Listen

Vieles im Arbeitsalltag ist im Kern eine Liste. Geräte, Anfragen, Anmeldungen, Verträge, offene Punkte. Solange nur eine Person damit arbeitet, genügt eine Tabelle. Sobald mehrere darauf zugreifen, wird daraus ein Problem, weil Versionen auseinanderlaufen und niemand mehr weiß, welcher Stand gilt. Microsoft Lists ist dafür gemacht. Es sieht auf den ersten Blick aus wie eine Tabelle, verhält sich aber wie eine kleine gemeinsame Datenbank. In diesen drei Stunden baust du eine eigene Liste auf und lernst dabei, worauf es bei der Struktur ankommt.

Wir beginnen bei den Spalten, denn dort entscheidet sich alles Weitere. Du legst fest, welche Art von Information in welche Spalte gehört, und arbeitest dabei mit Datentypen wie Auswahlfeldern, Datumsangaben, Personen, Ja-Nein-Feldern oder Verknüpfungen. Der Unterschied zu einer frei beschreibbaren Zelle ist größer, als er zunächst wirkt: Eine Auswahlspalte verhindert, dass derselbe Status in fünf Schreibweisen auftaucht, und macht spätere Auswertungen überhaupt erst möglich. Du startest wahlweise von einer Vorlage, von Grund auf oder aus einer bestehenden Excel-Tabelle heraus.

Im zweiten Teil geht es darum, aus den Daten eine brauchbare Sicht zu machen. Du filterst, sortierst und gruppierst, legst eigene Ansichten für unterschiedliche Zwecke an und lässt Einträge je nach Inhalt farbig hervorheben. Über Regeln bekommst du eine Benachrichtigung, wenn sich etwas Bestimmtes ändert. Zum Schluss klärst du die praktischen Fragen: wo eine Liste am besten liegt, wenn ein ganzes Team damit arbeitet, wie du sie in einem Teams-Kanal einbindest und was der Unterschied zwischen deinen persönlichen Listen und denen einer SharePoint-Website ist.