Excel – Arbeiten mit Datenlisten

Fast alle Schwierigkeiten mit großen Listen gehen auf denselben Ursprung zurück: auf ihren Aufbau. Excel erwartet eine einfache Struktur, nämlich eine Kopfzeile mit Überschriften und darunter Zeile für Zeile je einen vollständigen Datensatz, ohne Lücken und ohne Zwischenzeilen. Wird davon abgewichen, funktionieren Sortieren, Filtern und Auswerten nicht mehr verlässlich. Deshalb beginnt dieser Kurs bei den Regeln einer brauchbaren Liste und daran, wie du eine bestehende Liste dorthin bringst.

Anschließend verwandelst du deinen Bereich in eine Excel-Tabelle, die Grundlage für alles Weitere. Danach geht es an die eigentliche Arbeit: Du sortierst nach mehreren Kriterien gleichzeitig und filterst gezielt nach Werten, Zeiträumen oder Textbestandteilen, auch mit mehreren Bedingungen kombiniert. Mit Datenschnitten richtest du dir Schaltflächen ein, mit denen sich die Ansicht per Klick umstellen lässt, ganz ohne die Filtereinstellungen jedes Mal neu zu setzen.

Der letzte Teil dreht sich um die Datenqualität. Listen aus anderen Systemen kommen selten in der Form an, in der man sie braucht: Namen stehen in einer Spalte, obwohl man zwei bräuchte, Einträge sind doppelt vorhanden, Schreibweisen unterscheiden sich. Du lernst, solche Daten aufzuteilen, zu bereinigen und von Duplikaten zu befreien. Damit dasselbe Problem nicht wieder entsteht, richtest du zum Schluss Auswahllisten ein, die bei der Eingabe nur noch zulassen, was tatsächlich vorgesehen ist.